We kennen ze allemaal. De oproepkaartjes voor de vaccinaties. Menigeen zit iedere maand achter de computer om de batch voor de aankomende maand weer te verzamelen. Maar is dit nog wel van “deze tijd”? Hoe duurzaam is het om iedere maand tig kaarten te versturen die vervolgens in de prullenbak belanden? En heb je wel eens nagedacht over de kosten die je jaarlijks kwijt bent? Lees verder en kom tot een verrassend inzicht.
Stoppen met kaarten? Dan komt de helft niet meer opdagen
We weten allemaal dat het versturen van vaccinatiekaartjes diep geworteld zit in onze dagelijkse praktijkvoering. Al jarenlang herinneren we klanten eraan om hun huisdier op tijd te laten vaccineren, want laten we eerlijk zijn, de meeste mensen denken hier niet uit zichzelf aan. Het is een effectieve manier om ervoor te zorgen dat de dieren goed beschermd blijven tegen ziektes en het helpt ook om de omzet stabiel te houden.
“Maar klanten vinden het zo leuk om een kaartje te ontvangen,” of “Als ik stop met het versturen van kaarten, verlies ik dan geen klanten en daarmee omzet?” En laten we de klassieker niet vergeten: “Mensen lezen hun e-mails niet, ze worden al overspoeld.” Dit zijn begrijpelijke zorgen die het moeilijk maken om afscheid te nemen van het vertrouwde kaartje.
Maar heb je er wel eens bij stilgestaan hoeveel tijd jij of je collega elke maand kwijt is aan het selecteren van de juiste klanten, het invoeren van gegevens in een extern systeem, en het controleren of alles klopt? Om nog maar te zwijgen van de portokosten die elke maand terugkomen. Natuurlijk, het is leuk dat een klant jouw kaartje twee weken op het prikbord hangt, maar uiteindelijk belandt het toch gewoon in de prullenbak.
Kaarten zijn ouderwets: E-mail is de oplossing
Duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol in onze maatschappij, en ook in de dierenkliniek kunnen we hier ons steentje aan bijdragen. Een eenvoudige stap is om te stoppen met het versturen van papieren vaccinatiekaartjes en over te schakelen naar e-mailherinneringen. Zeker als je werkt met Animana, het meestgebruikte systeem in veterinair Nederland. In Animana kun je gemakkelijk automatische e-mailherinneringen instellen voor vaccinaties. Deze e-mails worden vanzelf verstuurd en ook automatisch uit het systeem gehaald zodra de klant op bezoek is geweest. Je hoeft er verder niets aan te doen; de herinnering wordt simpelweg vervangen door een nieuwe voor het volgende jaar. Superhandig dus!
Wed niet op 1 paard: voeg een sms toe
Maar wij dierenartsen weten ook dat het slim is om niet op één paard te wedden. Zorg er dus voor dat je herinneringen goed zijn ingesteld en dat er meerdere momenten zijn waarop je klanten eraan herinnert om een vaccinatieafspraak te maken. Het is nog effectiever om naast e-mails ook sms-herinneringen te sturen. Dat kan gemakkelijk geregeld worden en vergroot de kans dat klanten hun afspraak niet vergeten.
Heb je toch nog twijfels over het volledig loslaten van de papieren kaarten? Probeer dan een overgangsperiode waarin je zowel kaarten als digitale herinneringen verstuurt. Zo geef je je klanten de tijd om te wennen. Veel collega’s (en wijzelf ook) hebben gemerkt dat de vaccinatiegraad zelfs steeg na de overstap naar digitale herinneringen. Klanten konden namelijk direct vanuit de e-mail online een afspraak maken, wat het plannen een stuk eenvoudiger maakte. En laten we eerlijk zijn, iedereen heeft zijn telefoon toch al in de hand.
Kortom, doe het! Wees niet bang dat je klanten niet meer komen opdagen voor de vaccinatie. Stel je e-mailherinneringen in via Animana en bespaar jezelf en je praktijk tijd én geld!
